Oppskriften på gode besparelser i krisetider

Lavkonjunkturen tvinger frem besparelser i form av investeringer i kommunikasjonsverktøy og nye vaner. Se oppskriften som kan gjøre telekom og mobilitelefoni både billigere og bedre.

Mange IT-ledere står i dag foran den vanskelige oppgaven med å utarbeide et budsjett som maksimerer avkastningen.

Her er fem gode tips fra Aastra-direktør Bjørn Inge Lindhjem (bildet) om hvordan investeringer i kommunikasjonsteknologi kan medføre besparelser ved at personalets produktivitet økes, kommunikasjonskostnadene reduseres og de generelle driftskostnadene senkes.

I tillegg bør du bruke åpne standarder for å sørge for at bedriften din ikke låser seg til én enkelt teknologi.

1. Fixed Mobile Convergence (FMC)
Dette forener det som til nå har vært to adskilte verdener: mobil og fast telefoni. Samt at det øker effektiviteten og reduserer kostnadene.

Den voksende mobile arbeidskraften medfører at etterspørselen etter FMC øker, og det er viktig at de ansatte lett kan nås når de er borte fra sin vanlige arbeidsplass, slik at de kan opprettholde kundekontakten og samarbeid med kolleger. Folk har i dag ofte både to og tre ulike telefonnumre, selv om vi egentlig bare trenger ett.

Det er store fordeler med å ha ett telefonnummer som dirigeres til ønsket telefon-terminal og sted. Du blir mer tilgjengelig for kunden og med Least Cost Routing reduseres kostnadene slik at du kan oppnå betydelige besparelser. Så uansett om det er snakk om en liten eller stor bedrift, bør muligheten for å integrere mobiltelefoner i bedriftens PBX undersøkes

2. Muliggjør fleksible arbeidsformer
Med rett teknologi og riktige enheter kan de fleste i den kunnskapsbaserte arbeidsstaben gjøre jobben sin like bra, om ikke bedre, hjemmefra. Når det gjelder fleksible arbeidsformer, bør VoIP tas med i beregningen, slik at du unngår ekstra mobiltelefonutgifter. Med VoIP kan fjernarbeidere (eller callcenter-agenter) nås på samme nummer og ha tilgang til de samme funksjonene som når de er på kontoret.

Bedriften kan også dra nytte av fjernarbeid og fleksible arbeidsformer i form av lavere leie- og energikostnader, forbedret arbeidsmoral og mindre personalgjennomtrekk

3. Åpne standarder
SIP (Session Initiation Protocol) er standarden som alle IT-innkjøpsansvarlige bør kjenne til når det skal investeres i kommunikasjonssystemer. SIP-baserte systemer er utformet slik at de lett skal kunne integreres med fremtidig teknologi. På den måten kan de videreutvikles og oppgraderes uten å være fastlåst til én løsning.

4. Dropp ikke-kritiske forretningsreiser
I vanskelige økonomiske tider er det viktig å opprettholde en konstruktiv dialog med kunder og kolleger, både hjemme og ute i verden. En reduksjon i ikke-kritiske forretningsreiser trenger ikke å gå på bekostning av nære personlige engasjement. Bedriftsledere bør aktivt vurdere muligheten for å ta i bruk alternativer som brukervennlige og høykvalitative videokonferansesystemer.

Videokonferanser er ikke bare kostnadseffektive, men også miljøvennlige. En videokonferanseløsning betaler seg raskt gjennom en liten reduksjon i transatlantiske forretningsreiser. Mitt tips er å ikke investere tungt i et system som låser deg til ett rom, men heller se på løsninger som er flyttbare og som likevel holder samme høye kvalitet.

5. Se nærmere på Unified Communications
Mange organisasjoner kvier seg fremdeles for å investere i ny teknologi – men en slik investering trenger ikke å bety kassering av bedriftens eksisterende teknologi. Det går tvert imot an å foreta en trinnvis utskifting som kan gi umiddelbare fordeler uten at det påløper overveldende investeringskostnader. Når du søker å forbedre kommunikasjonsløsningens effektivitet, bør du se på følgende:

  • Verktøy som viser om kollegene allerede er i en samtale eller et møte, slik at de ikke forstyrres unødig og du kan bedre planlegge din egen tid.
  • Dokumentdelingsprogrammer som muliggjør en mer konstruktiv dialog med kolleger eller kunder, uavhengig av fysisk avstand.
    Softphones installert på bærbare datamaskiner – bidrar til at de løpende mobiltelefoniutgiftene ved reising eller fjernarbeid reduseres.
  • Mobil kommunikasjon over WiFi-nettverk.

I disse lavkonjunkturtider kan man både spare penger og øke medarbeidernes produktivitet betraktelig nettopp gjennom strategiske kommunikasjonsinvesteringer.

Legg igjen en kommentar