Norsk Tipping fra papirarkiv til elektronisk orden

Prisen “Årets arkiv for 2011” er tildelt Norsk Tipping for implementering av en fullelektronisk dokumenthåndteringsløsning. Løsningen er levert av Software Innovation.

– Virksomhetens prosjekt for innføring av elektronisk dokumenthåndtering er et eksempel til etterfølgelse og inspirasjon for andre arkiver, både offentlige og private, heter det i en uttalelse fra Norsk Arkivråd, som står bak den nyopprettede prisen.

50-årsjubileum

Det var i forbindelse med Norsk Arkivråds 50-årsjubileum at den nyetablerte prisen, “Årets Arkiv” ble tildelt Norsk Tipping på en mottakelse arrangert av Oslo kommune.

Juryen sa blant annet:

– Årets vinner har gått fra papirarkiv og manuelle løsninger til fullelektronisk arkiv på veldig kort tid. Vinneren har vært i en omstillingsprosess på mange områder de siste årene. Hele prosessen har vært forankret på høyeste hold, og prosjektet føyer seg inn i rekken av vellykkede endringer. At arkivet i denne prosessen i tillegg har hatt tid til å formidle sine erfaringer til andre, er imponerende.

Over til elektronisk arkiv på under ett år

Det er nå ett år siden Norsk Tipping inngikk avtale med Software Innovation om implementering av sak- og arkivsystemet Public 360°.

Ønsket var å ta i bruk en standardløsning, bygget på SharePoint, der et digitalt arkiv skulle ivareta dokument- og arkivhåndtering for optimalisering av administrative rutiner.

Målet var forbedret dokumentproduksjon og arbeidsflyt på tvers av selskapets avdelinger.

Vil være i forkant av utviklingen

– Vårt arkiv anses som et privatarkiv, og er per i dag ikke pålagt å følge arkivloven eller Norsk Arkivstandard (Noark). Likevel har vi fått på plass og en moderne dokumenthåndteringsløsning som sikrer sporbarhet og åpenhet.  Vi ønsker med dette å være i forkant av utviklingen og forhåpentligvis inspirere andre virksomheter, sier arkivleder Britt Agnete Enemo, som tok i mot prisen for Norsk Tipping.

Full utrulling

Implementeringsfasen er tilbakelagt, og fokus er nå full utrulling i samtlige avdelinger.

– Vi har kommet langt på kort tid, men fortsatt gjenstår det en del arbeid. Men denne prisen viser at vårt fokus på arkivet blir lagt merke til, at vi har tenkt riktig og at vi er på rett vei, sier arkivlederen.

En viktig anerkjennelse

– At Norsk Tipping blir utnevnt til “Årets Arkiv” med implementering av Public 360°, bekrefter at våre løsninger spiller en forretningskritisk rolle hos store, informasjonsintensive selskaper som Norsk Tipping, sier administrerende direktør i Software Innovation Norge, Torstein Harildstad.

– Vi opplever at stadig flere virksomheter ser nødvendigheten av å etablere arkivet som en levende hukommelse der e-poster, dokumenter og annen arkivverdig informasjon lagres på en sikker måte. Dette bidrar til å effektivisere forretningsprosesser, bedre sporbarhet og kontroll, samt sørger for økt kunnskapsdeling og samhandling mellom ansatte, understreker Harildstad.

Legg igjen en kommentar